RIK DAN TEKNIK MENGURUS KARYAWAN FOTOCOPY

TRIK DAN TEKNIK MENGURUS KARYAWAN FOTOCOPY

Setiap Owner atau pengelola toko fotocopy biasanya mempunyai kesulitan salah satunya di bidang karyawan/operator atau asisten. Karyawan banyak hanya betah beberapabulan, kemudian berhenti atau pun pindah ke toko lain atau berganti jenis pekerjaan.

Permasalahan karyawan ini terjadi baik pemula ataupun yang sudah puluhan tahun bergelut dibidang fotocopy. Yang perlu kita pahami dan kita sadari adalah fungsi dan manfaat karyawan itu sendiri :

•   Asisten pekerjaan yang kita geluti
•  Ujung tombak sebuah toko fotocopy karna karyawan bersifat sales konter
• Figure atau symbol sebuah toko fotocopy salah satu contoh konsumen lebih mengenal karyawan dari pada pemilik toko dikarenakan karyawan sering melayani konsumen dibanding  owner
•  Teman suka dan duka dalam hal mengurus fotocopy, melayani konsumen dll.

 Dalam hal ini ada beberapa tips dan trik yang bisa anda lakukan agar tempat usaha anda terus berjalan.  Tips ini bisa cocok untuk anda yang membuka usaha menengah keatas, bagi usaha kecil biasanya cukup dikerjakan sendiri atau mengambil karyawan yang bekerja sambilan bukan kerja tetap karena tentunya memiliki keterbatasan dan kemampuan dalam menggaji karyawan.

Karyawan adalah aset terbesar dalam usaha kita, jika kita tidak mempunyai karyawan dengan kemampuan yang baik dan sesuai dengan bidang usaha kita maka sudah pasti kacau jugalah usaha kita.  Namun ternyata menjaga karyawan agar tetap betah dan terus bekerja di tempat usaha kita juga merupakan dilema yang juga susah bagi kita.

Beberapa faktor yang harus diperhatikan dan mungkin penyebab kurang betahnya suatu karyawan diantaranya :

1.      1. Gaji yang kurang memadai untuk kebutuhan hidupnya

2.      2. Pekerjaan yang ia geluti tidak sesuai bidangnya atau profesinya

3.      3. Tidak suka dengan manajemen tempat kerja atau ada masalah dengan pimpinan atau teman kerja

4.      4. Tidak menjamin masa depannya

5.      5. Ada lowongan kerja lain yang lebih besar gajinya dan menjamin masa depannya

6.      6. Gengsi pekerjaan

7.      7. Masalah pribadi

Semua faktor diatas adalah salah satu yang menyebabkan mengapa karyawan kurang betah atau berhenti dari pekerjaannya.  Namun sebenarnya point 1 yaitu gaji karyawan sangat memegang peranan penting dalam menyokong point2 lainnya kecuali point 5 dan 7.  Bila gaji yang ia dapatkan besar, maka sudah pasti ia merasa terjamin kehidupannya sehingga point2 lainnya tidak menjadi masalah baginya.

Namun, ini sebenarnya tergantung dari kemampuan usaha anda dalam menggaji karyawan anda.

Mengelola Karyawan

Berikut beberapa tips dan trik yang mungkin bisa anda coba dalam mengelola dan menggaji karyawan :

 Carilah karyawan yang sesuai dengan bidang kerja yang anda jalankan, bila anda sembarang dalammempekerjakan karyawan maka sudah pasti anda bakalan repot karena harus mengajarinya lagi atau justru ia kurang mood dalam bekerja

2.      Rancanglah sistem kepangkatan dan gaji, sehingga karyawan memiliki jenjang karir yang menjamin masa   depan kerjanya

3.      Pelatihan, adakan pelatihan ataupun kegiatan yang menambah wawasan bagi karyawan dan utamakan yang bersifat menjaga loyalitasnya dan keakraban sesama karyawan (misal pelatihan manajemen kepemimpinan, manajemen kelompok, dan penambahan wawasan lainnya)

4.      Tunjangan, berikan tunjangan selain gaji misalnya tunjangan makan dan keluarga

5.      Rewards, penghargaan sangat penting untuk memacu dan menjaga kinerja karyawan.. misal bila target tercapai maka karyawan mendapatkan bonus 1x gaji atau lebih dari itu, biasanya kalau kurang dari gaji pokok efeknya agak kurang.  Dan penghargaan lainnya yang non komisi misal gelar karyawan teladan, karyawan disiplin, dan gelar lainnya.. kalau bisa jangan hanya satu orang tetapi beberapa orang sehingga yang lain termotivasi dan merasa ada kesempatan untuk mendapatkan gelar, berikan fasilitas dan pujian yang luar biasa kepada yang diberi penghargaan sehingga semakin memberi efek yang baik.

7.      Manajemen organisasi yang baik, misal harus ada bidang2 atau seksi dalam pekerjaan tertentu.

8.   Perlindungan, keselamatan kerja sangat mempengaruhi kinerja karyawan akan lebih baik lagi bila bekerjasama dengan perusahaan asuransi atau jamsostek

9.      Menjaga silaturahmi antar karyawan termasuk pada keluarganya, jadikan karyawan benar2 merasa juga memiliki tempat kerjanya sehingga akan muncul kesetiaan pada tempat kerjanya.

Menentukan Gaji Karyawan

Gaji karyawan ditentukan dari beberapa hal diantaranya kepangkatan, masa kerja, kemampuan atau skill karyawan

Kegiatan yang tak kalah penting untuk menjaga dan meningkatkan kualitas sumber daya manusia (karyawan) diantaranya adalah :

    ·         Pelatihan ditujukan untuk menambah wawasan karyawan.. Kegiatan pelatihan ini sifatnya diwajibkan, dengan cara menjadikannya sebagai salah satu syarat untuk naik pangkat tertentu atau menjabat jabatan tertentu.

      ·         Kegiatan lainnya yaitu karyawan diharus kan belajar baik itu dari buku internet atau toko fotocopy lainnya untuk meng upgrade skill mereka menjadi lebih baik. Salah satu contoh membaca artikel mengenai mesin fotocopy yang dipakai di toko kita, membaca mengenai teknik service dasar computer, belajar mengenai aplikasi di computer yang sering digunakan oleh konsumen seperti Microsoft office, coreldraw dan banyak lagi yang lainnya

      ·         Buat struktur dan Bidang Pekerjaan

Untuk memudahkan mengatur kerja karyawan maka perlu dibuat bidang atau divisi :

–          Bidang Administrasi dan pengembangan usaha, mengatur semua administrasi Keuangan seperti utang piutang, Update Harga barang, ketersedian atau stok barang, mengatur perencanaa pembelian peralatan, barang dagangan dll. Menyusun kebutuhan toko dan kebutuhan karyawan, mengatur promosi dan iklan dll

–          Bidang Servis, bertugas sebagai pelayanan servis semua perangkat komputer dan mesin fotocopy yang terdiri dari Hardware (komputer, elektronik umum, printer) dan seksi Software (mengurus instalasi dan servis ringan/berat)

–          Bidang Penjualan, bertugas melayani pelanggan di bagian depan dan bertanggung jawab terhadap semua barang yang diperjual belikan, mengatur stock barang, dan garansi.

Selalu Mereview Kinerja Karyawan

Anda harus selalu melakukan review pekerjaan karyawan, bisa dengan mengadakan pertemuan atau rapat yang diadakan sebulan sekali atau tiap tri wulan.  Ini dimaksudkan agar tetap menjaga kualitas kerja karyawan, dan mengetahui problema tiap bidang.  Kita juga dapat menegur karyawan yang menurun kinerjanya atau melakukan kesalahan berulang. 

• Misal nya di bulan puasa ini dengan mengadakan buka bersama karyawan untuk meningkat kan rasa kekeluargaan . 
• Untuk meningkatkan teamwork karyawan kita bisa melakukan kegiatan outbound dalam  satu bulan sekali seperti yang kami lakukan adalah Trail adventur semua karyawan dan pengurus toko dimana kegiatan diharapkan  tersebut dapat menambah Teamwork setiap individunya contoh nya kita bahu membahu meliwati jalan yang terjal, berbatu dan berlupur, yang kuat membantu yang lemah, yang lemah pun ikutan mendorong yang kuat.

Intinya jalankan bisnis anda dengan sungguh2 dan berhati-hati, selalu ingat bahwa karyawan adalah ujung tombak kesuksesan anda.

 Teknik dasar untuk menjadi operator mesin Fotocopy

Ada beberapa hal yang mendasar dalam pengoperasian mesin fotocopy dan harus di ajarkan kepada karyawan atau operator mesin Fotocopy Yaitu :

1. Fotocopy dari ADF tidak bolak balik

-          Masukkan dokumen pada ADF
-          Pilih Paper Select ( sesuai dokumen yang di copy)
-          Tekan Start

2. Fotocopy dari ADF bolak balik

-          Masukkan dokumen pada ADF
-          Pilih Paper Select ( sesuai dokumen yang di copy)
-          Tekan Two sided (2-2)
-          Tekan Start

3. Fotocopy dari kaca

-          Letakkan dokumen yang akan kita fotocopy dikaca area scanner
-          Pilih Paper Select ( sesuai dokumen yang di copy)
-          Tekan Start

4. Fotocopy KTP tidak bolak balik lewat stack bypass

-          Letakkan KTP yang akan kita fotocopy dikaca area scanner
-          Pilih Paper Select ( Stack bypass/ Freesize )
-          Pastikan di stack bypass sudah terisi kertas
-          Tekan teks/photo
-          Kurangi kontras
-          Start

5. Fotocopy KTP bolak balik

-          Letakkan KTP yang akan kita fotocopy dikaca area scanner
-          Pilih Paper Select ( gunakan A4 saja )
-          Tekan Two Sided ( 1-2 )
-          Tekan Image Repeat isi sesuai keinginan X ( max 2 ) dan Y ( max 4 )
-          Tekan Teks/Photo
-          Sesuaikan kontras yang di iniginkan ( sebaiknya kurangi 2-3 strip )
-          Tekan Start
Catatan : Start pertama ( original size A4 )
Start kedua ( proses scan KTP halaman depan )
Balik KTP dan kasih jarak +- 1 cm
Start ketiga ( proses scan KTP halaman belakang )
-           Tekan DONE

6. Fotocopy Buku biasa yang telah dijilid

-          sitem pemograman margin, image repeat, Image kombination dll

7. dan beberapa teknik Fotocopy yang sering kita jumpai berdasarkan pengalaman.

Teknik dasar untuk menjadi operator Komputer

Beberapa hal yang harus dikuasai oleh operator komputer dan harus dilakukan pelatihan dimulai dari  :

1. Cara Print dokumen baik Microsoft Office atau program lain

-          cek jenis kertas ( A4,F4, B5 atau costum )
-          cek printernya, hasil print out nya kelauar dari printer yang mana
-          cara menghitung hasil print out berdasarkan warna, jumlah dan dikalkulasikan dengan harga yang kita             tentukan

2. Edit atau seting dokumen

-         jenis kertas yang kunsumen pakai
-          seting margin kertas, paragraph, Pembuatan halaman, cara mengetik dokumen dll

3. Scan dokumen to file

-          pahami dokumen yang di bawa konsumen terutama size kertas
-          pahami pengoperasian mesin scan yang disediakan oleh toko
-          jenis file yang diinginkan konsumen ( *.Pdf, *.Jpg, atau *.Doc )

4. Scan dan Edit Dokumen

-          Scan edit biasanya dilakukan di Adobe Photoshop, CorelDraw atau acrobat reader ( maka                           karyawan harus bisa Aplikasi tersebut

5. Perawatan unit komputer dan printer

-          Pahami cara mengisi ulang tinta printer
-          Pahami bongkar pasang Komputer atau printer, kabel kabelnya dan jalur kelistrikannya.

6. Service  komputer/laptop dan printer

-          Pahami cara menginstal ulang Komputer, atau mereset printer yang blinking.
-          Pahami cara instal aplikasi yang biasa digunakan ditoko fotocopy atau digunakan oleh konsumen

7. Komputer Network

-          Pahami cara seting jaringan komputer, Komputer<=>printer, komputer <=> mesin Fotocopy.
-          Apabila kita menggunakan internet pahami cara membagi bandwidth bisa menguunakan aplikasi/                   mikrotik dll

mungkin hanya beberapa bagian saja yang dapat ditulis mengenai beberapa kemampuan yang harus dimiliki oleh operator komputer. harapannya dari penguasaan kemampuan kemampuan diatas adalah konsumen senang, pendapatan / omset toko bertambah dan pngeluaran untuk service pun dapat diminimalisir dan bos kita pun senang memiliki karyawan yang mempunyai keahlian seperti diatas. harapannya reward nya bisa besar. ehhehehhehe